Stand der Informationen: 30. September 2025
Wenn Sie unsere Webseite besuchen, werden je nach Art und Umfang Ihres Besuchs verschiedene personenbezogene Daten verarbeitet. Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt (z. B. mittels Zuordnung zu einer Online-Kennung) identifiziert werden kann. Darunter fallen Informationen wie der Name, die Anschrift, die Telefonnummer, das Geburtsdatum oder IP-Adressen.
Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie gemäß Art. 12 ff. DSGVO darüber, welche personenbezogenen Daten beim Besuch und der Nutzung unserer Webseite verarbeitet werden. Nachfolgend finden Sie insbesondere Informationen dazu, welche Daten wir im Zusammenhang mit Ihrem Besuch und der Nutzung unserer Webseite erheben, wofür wir die erhobenen Daten nutzen und zu welchen Zwecken die Daten erhoben werden. Zudem finden Sie Hinweise dazu, welche Rechte Ihnen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zustehen.
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise mit Wirkung für die Zukunft anzupassen, insbesondere im Fall der Weiterentwicklung unserer Webseite, bei der Nutzung neuer Technologien oder der Änderung der gesetzlichen Grundlagen bzw. der entsprechenden Rechtsprechung. Diese Datenschutzinformation gilt für alle Seiten unserer Webseite (https://sphin-x.de). Sie erstreckt sich nicht auf etwaig verlinkte Webseiten bzw. Internetpräsenzen von anderen Anbietern.
Verantwortlicher gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist der
sphin-X e. V.
Hainstraße 16
04109 Leipzig
E-Mail: kontakt@sphin-x.de
Sollten Sie Fragen zum Thema Datenschutz im Hinblick auf unseren Verein bzw. unsere Webseite haben, können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der E-Mail-Adresse s.schuldt@lawandbeyond.com oder unter nachfolgender Postadresse:
beyond compliant GmbH
Stephan Schuldt
Karl-Tauchnitz-Straße 3
04107 Leipzig
Aus Sicherheitsgründen sowie zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten bei der Übermittlung an uns setzen wir eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung ein, um Ihre Daten gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Eine verschlüsselte Verbindung können Sie an der Zeichenfolge https:// sowie dem Schloss-Symbol in der Adresszeile Ihres Browsers erkennen.
5.1 Aufruf und Besuch unserer Webseite – Server Log Dateien
Zum Zwecke der technischen Bereitstellung unserer Webseite ist es erforderlich, dass wir bestimmte, durch Ihren Browser automatisch übermittelte Informationen verarbeiten, damit unsere Webseite in Ihrem Browser angezeigt und genutzt werden kann. Diese Informationen werden bei jedem Aufruf unserer Webseite automatisch erfasst und in sogenannten „Server-Log-Dateien“ gespeichert. Bei den von Ihrem Browser übermittelten und in den Server-Log-Dateien gespeicherten Informationen handelt es sich um die nachfolgenden Informationen:
– IP-Adresse
– Datum und Uhrzeit der Anfrage
– Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
– Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
– Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
– Übertragene Datenmenge
– Webseite, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer URL);
– Browsertyp und Browserversion;
– Verwendetes Betriebssystem
Die Speicherung der vorgenannten Zugriffsdaten ist zur Bereitstellung unserer Webseite und zur Sicherstellung der Systemsicherheit aus technischen Gründen erforderlich. Dies gilt auch für die Speicherung Ihrer IP-Adresse, die notwendigerweise erfolgt und unter weiteren Voraussetzungen zumindest theoretisch eine Zuordnung zu Ihrer Person ermöglichen kann. Über die vorstehend genannten Zwecke hinaus verwenden wir Server-Log-Dateien ausschließlich zur bedarfsgerechten Gestaltung und Optimierung unseres Internetangebotes rein statistisch und ohne Rückschluss auf Ihre Person. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen, auch eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet nicht statt.
Die im Rahmen der Nutzung unserer Webseite erhobenen Zugriffsdaten werden für den Zeitraum aufbewahrt, für den diese Daten zur Erreichung der vorstehenden Zwecke benötigt werden. Ihre IP-Adresse wird hierbei zu Zwecken der IT-Sicherheit auf unserem Webserver für maximal 7 Tage gespeichert.
Soweit Sie unsere Webseite besuchen, um sich über unser Leistungsangebot zu informieren oder dieses zu nutzen, ist Grundlage für die vorübergehende Speicherung und Verarbeitung der Zugriffsdaten Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gestattet. Darüber hinaus dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der technischen Zugriffsdaten. Unser berechtigtes Interesse besteht hierbei darin, Ihnen eine technisch funktionierende und benutzerfreundlich gestaltetet Webseite zur Verfügung stellen zu können sowie die Sicherheit unserer Systeme zu gewährleisten.
5.2 Kontakt
Wenn Sie uns über die auf unserer Webseite angegebenen Kontaktmöglichkeiten, insbesondere über unser Kontaktformular, kontaktieren, wird der Inhalt Ihrer Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten, soweit diese für die Beantwortung Ihrer Anfrage relevant sind oder benötigt werden, zum Zwecke der Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet.
Die Verarbeitung der von Ihnen im Rahmen Ihrer Anfrage mitgeteilten personenbezogenen Daten erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage im Zusammenhang mit der Begründung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses steht. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an einer effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit.f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), soweit eine solche eingeholt wurde.
Sofern Sie eine entsprechende Einwilligung erteilt haben, verarbeiten wird die von Ihnen im Rahmen des Kontaktformulars angegebenen personenbezogenen Daten zum Zwecke der regelmäßigen und spezifischen Zustellung und Mitteilung von Informationen über die Vereinstätigkeit, unter anderem zu Veranstaltungen, Umfragen und News. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu werblichen Zwecken erfolgt auf der Grundlage einer erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können die von Ihnen erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gegenüber sphin-X e. V. online über den entsprechenden „Unsubscribe-Link“ in jedem erhaltenen Mailing (für den Kanal E-Mail) oder generell per E-Mail an kontakt@sphin-X.de sowie postalisch sphin-X e. V., Hainstraße 16, 04109 Leipzig, widerrufen. Besondere Gebühren (über die Übermittlungsgebühren meines Telefon- oder Internetproviders oder das fällige Briefporto hinaus) fallen für den Widerspruch nicht an.
Im Falle des Widerrufs der Einwilligung werden meine Daten gelöscht; sofern eine Löschung nicht möglich ist, tritt anstelle der Löschung die Sperrung. Entsprechende Mailings können mir dann nicht mehr zugesendet werden bzw. eine telefonische Mitteilung entsprechender Informationen ist dann nicht mehr möglich. Zur Einholung Ihrer Einwilligung verwenden wir das sog. Double-Opt-In-Verfahren, d. h. wir werden Ihnen die gewünschten Informationen erst zusenden, wenn Sie zuvor Ihre Anmeldung über eine Ihnen zu diesem Zweck zugesandten Bestätigungs-E-Mail per Klick auf den darin enthaltenen Link bestätigen. Damit möchten wir sicherstellen, dass nur Sie selbst sich als Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse zum Empfang der gewünschten Informationen anmelden können. Ihre diesbezügliche Bestätigung muss zeitnah innerhalb von sieben Tagen nach Erhalt der Bestätigungs-E-Mail erfolgen, da andernfalls Ihre Daten/E-Mail-Adresse und sonstige Angaben automatisch aus unserer Mailing-Datenbank gelöscht werden.
Die von Ihnen im Rahmen der Anfrage mitgeteilten oder übermittelten Daten werden von uns gespeichert, bis Sie uns zur Löschung auffordern, ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen, insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen, bleiben unberührt.
5.3 Verwendung von Cookies und zugehöriger Plugins/Tools
5.3.1 Cookies
Wir setzen auf unserer Webseite sog. „Cookies“ ein. Cookies sind kleine Textdateien, die auf der Festplatte des von Ihnen zum Aufruf unserer Webseite eingesetzten Endgerätes gespeichert werden. Durch in den Cookies enthaltene charakteristische Zeichenfolgen kann der von Ihnen verwendete Browser beim Aufrufen unserer Webseite identifiziert werden. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf das von Ihnen verwendete Endgerät übertragen. Sie dienen dazu, unsere Webseite nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen und die Bereitstellung bestimmter Funktionalitäten unserer Webseite zu ermöglichen.
Cookies können Daten enthalten, die eine Wiedererkennung des von Ihnen genutzten Endgerätes ermöglichen. Teilweise enthalten Cookies lediglich Informationen zu bestimmten Einstellungen (bspw. Spracheinstellungen), die nicht personenbeziehbar sind.
Sie können die Verwendung von Cookies ablehnen und Cookies auch jederzeit löschen, indem Sie entsprechende Einstellungen auf Ihrem Gerät vornehmen: Die meisten Browser sind so voreingestellt, dass Cookies automatisch akzeptiert werden. Diese Voreinstellung können Sie ändern, indem Sie in Ihrem Browser die Einstellung „keine Cookies akzeptieren“ aktivieren. Nähre Informationen erhalten Sie hierzu von Ihrem Browseranbieter. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Nähere Informationen zum Löschen von Cookies erhalten Sie von Ihrem Browseranbieter.
Wie der Einsatz von Cookies ist auch deren Ablehnung bzw. Löschung an das verwendete Gerät und den jeweils eingesetzten Browser gebunden. Sie müssen Cookies daher für jedes Ihrer Geräte und bei der Verwendung mehrerer Browser auch für jeden Browser separat ablehnen bzw. löschen.
Sofern Sie in Ihrem Browser die Funktion „keine Cookies akzeptieren“ aktivieren, kann es sein, dass Ihnen nicht alle Funktionen unserer Webseite oder einzelne Funktionen nur eingeschränkt zur Verfügung stehen.
Man unterscheidet zwischen sog. „Session-Cookies“, die wieder gelöscht werden, sobald Sie ihren Browser schließen und sog. „Permanenten-Cookies“, die über die einzelne Sitzung hinaus gespeichert und erst nach Ablauf eines definierten Zeitraums gelöscht werden.
Hinsichtlich ihrer Funktionen haben wir die auf unserer Webseite verwendeten Cookies in die nachfolgenden Kategorien eingeteilt:
– Essenzielle Cookies
Essenzielle Cookies helfen dabei, eine Webseite nutzbar zu machen, indem sie Grundfunktionen wie Seitennavigation und Zugriff auf sichere Bereiche der Webseite ermöglichen. Die Webseite kann ohne diese Cookies nicht richtig funktionieren.
– Statistik-Cookies
Statistik-Cookies sammeln Nutzungsdaten, die uns Aufschluss darüber geben, wie unsere Besucher mit unserer Website umgehen.
Rechtsgrundlage für die Speicherung von Essenziellen Cookies ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Statistik-Cookies speichern wir ausschließlich auf der Grundlage ihrer ausdrücklichen und aktiven Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
5.3.2 Cookie-Management
Soweit für die Speicherung von Cookies auf Ihrem Endgerät eine Einwilligung erforderlich ist, wird auf dieser Webseite die Cookie-Consent-Technologie der Borlabs GmbH, Hamburger Straße 11, 22083 Hamburg (nachfolgend „Borlabs“) eingesetzt, um Ihre Einwilligung einzuholen und diese datenschutzkonform zu dokumentieren.
Im Zusammenhang mit der Nutzung der Cookie-Consent Technologie von Borlabs werden Informationen im lokalen Speicher Ihres Browsers gespeichert (Cookie Laufzeit, Cookie Version, Domain und Pfad der Webseite, Einwilligungen, UID), um die von Ihnen erteilten Einwilligungen zu verwalten und zu speichern. Bei der UID handelt es sich um eine per Zufall generierte ID.
Wenn Sie die von Ihnen erteilten Einwilligungen widerrufen oder Ihre Auswahl ändern möchten, löschen Sie einfach die von Borlabs im lokalen Speicher Ihres Browsers gespeicherten Informationen. Sobald Sie unsere Webseite erneut besuchen, werden Sie erneut nach Ihrer Cookie-Auswahl (Einwilligung) gefragt. Alternativ können Sie die von Ihnen erteilten Einwilligungen durch Anwählen des Cookie-Consent-Buttons auf der Startseite links unten widerrufen oder Ihre Auswahl ändern.
Rechtsgrundlage für das Speichern von Informationen auf Ihrem Endgerät und dem Zugriff auf diese ist im Zusammenhang mit dem Einsatz von Borlabs § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.
5.3.3 Matomo
Soweit Sie eine entsprechende Einwilligung erteilt haben, nutzt diese Webseite den Open Source Webanalysedienst Matomo. Matomo verwendet Technologien, welche die seitenübergreifende Wiedererkennung von Nutzern zur Analyse des Nutzerverhaltens ermöglicht. Die durch Matomo erfassten Informationen über die Benutzung dieser Webseite werden auf unserem Server gespeichert. Die IP-Adresse wird vor der Speicherung anonymisiert.
Mit Hilfe von Matomo sind wir in der Lage, Daten über die Nutzung unserer Webseite durch die Nutzer unserer Webseite zu erfassen und zu analysieren. Hierdurch ist es uns unter anderem möglich, zu erkennen, wann welche Seitenaufrufe getätigt wurden und aus welcher Region der jeweilige Nutzer stammt. Außerdem erfassen wir verschiedene Logdateien (z. B. IP-Adresse, Referrer, verwendete Browser und Betriebssysteme) und können messen, ob Besucher unserer Webseite bestimmte Aktionen durchführen (z. B. Klicks, Käufe u. Ä.).
Die Speicherung von Cookies im Zusammenhang mit dem Einsatz von Matomo Analytics erfolgt auf der Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit dem Einsatz von Matomo Analytics ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Nähere Informationen zum Widerruf Ihrer Einwilligung erhalten Sie in diesen Datenschutzhinweisen unter dem Abschnitt („Cookie-Management“).
5.4 Bewerbung
Wir stellen auf unserer Webseite die Möglichkeit bereit, sich auf offene Positionen in unserem Verein zu bewerben. Die Durchführung des Bewerbungsprozesses setzt voraus, dass Sie uns als Bewerber nähere Informationen zu Ihrer Person mitteilen. Die für die Durchführung des Bewerbungsprozesses erforderlichen personenbezogenen Daten ergeben sich aus der jeweiligen Stellenanzeige.
Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Ihrer Bewerbung aussagekräftige Dokumente wie ein Anschreiben, Ihren Lebenslauf und Zeugnisse beizufügen. Darin befinden sich ggf. weitere personenbezogene Daten wie Geburtsdatum, Anschrift etc.
Neben den von Ihnen mitgeteilten Daten verarbeiten wir ggf. weitere Erkenntnisse zu Ihrer Person, die wir im Rahmen des Bewerbungsprozesses erlangen. Hierbei kann es sich um Erkenntnisse aus einem mit Ihnen geführten Bewerbungsgespräch sowie um Erkenntnisse handeln, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. beruflichen Netzwerken) zulässigerweise gewonnen haben.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetzt, soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG sowie ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Anbahnung oder Durchführung von Vertragsverhältnissen.
Weiterhin können Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, soweit dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse resultiert unter anderem aus der Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Haben Sie eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt, folgt die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aus der von Ihnen erteilten Einwilligung. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Kommt es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns oder zwischen Ihnen und einem mit uns verbundenen Unternehmen, können die von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens mitgeteilten personenbezogenen Daten gemäß Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG weiterverarbeitet werden, soweit dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung bzw. zur Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.
Ihre Daten werden über einen Zeitraum von 90 Tagen über die Beendigung des Bewerbungsverfahrens hinaus gespeichert. Dies erfolgt in der Regel zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen bzw. der Abwehr von etwaigen Ansprüchen aus gesetzlichen Vorschriften. Anschließend sind wir verpflichtet, Ihre Daten zu löschen bzw. zu anonymisieren. In diesem Falle stehen uns die Daten nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Frauen- bzw. Männeranteil an Bewerbungen, Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.).
Sofern Sie nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens eine entsprechende Einwilligung erteilen, hinterlegen wir die im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhobenen personenbezogenen Daten für die Dauer von 180 Tagen nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens in unserem „Talent-Pool“. Hierdurch besteht die Möglichkeit, dass wir Sie auch zukünftig für die Besetzung einer offenen Stelle in Betracht ziehen können. Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Nach erfolgtem Widerruf Ihrer Einwilligung oder nach Ablauf von 180 Tagen nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens werden Ihre Daten nicht mehr für den Bewerbungsprozess genutzt und aus unserem „Talent Pool“ gelöscht.
Sofern Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein Angebot für eine Anstellung bei uns erhalten und dieses annehmen, speichern wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten mindestens für die Dauer des Angestelltenverhältnisses.
5.5 Hosting
Unsere Webseite wird bei einem externen Dienstleister, der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, gehostet. Die bei der Nutzung unserer Webseite erhobenen Daten werden auf den Servern unseres Hosters gespeichert. Bei diesen Daten handelt es sich insbesondere um IP-Adressen, Kontaktanfragen, Meta- und Kommunikationsdaten, Kontaktdaten, Webseitenzugriffe und sonstige Daten, die im Rahmen der Nutzung einer Webseite anfallen.
Der Einsatz unseres Hosters erfolgt zum Zwecke der Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebotes durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Unser Hoster wird Ihre Daten nur insoweit verarbeiten, wie dies zur Erfüllung seiner vertraglich übernommenen Leistungspflichten erforderlich ist.
Um die datenschutzkonforme Verarbeitung zu gewährleisten, haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem von uns eingesetzten Hoster geschlossen.
5.6 Weitere Verarbeitungszwecke
5.6.1 Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zudem um sonstige gesetzliche Pflichten, die uns ggf. im Zusammenhang mit unserer Tätigkeit treffen, zu erfüllen. Hierzu zählen insbesondere handels-, gewerbe- oder steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dabei gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen.
5.6.2 Rechtsdurchsetzung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zudem, um unsere Rechte geltend und unsere rechtlichen Ansprüche durchsetzen zu können. Ebenfalls verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um uns gegen rechtliche Ansprüche verteidigen zu können. Schließlich verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Abwehr oder Verfolgung von Straftaten erforderlich ist. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten hierbei zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, soweit wir rechtliche Ansprüche geltend machen oder uns bei rechtlichen Streitigkeiten verteidigen oder wir Straftaten verhindern oder aufklären (berechtigtes Interesse).
Innerhalb unseres Vereins erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen (z. B. technischen Dienstleister, Versandunternehmen, Entsorgungsunternehmen) können zu diesen Zwecken Daten erhalten. Wir beschränken die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten dabei auf das Notwendige unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Vorgaben. Teilweise erhalten die Empfänger Ihre personenbezogenen Daten als Auftragsverarbeiter und sind dann bei dem Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten streng an unsere Weisungen gebunden. Teilweise agieren die Empfänger selbstständig in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit und sind hierbei ebenfalls verpflichtet, die Anforderungen der DSGVO und sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen zu wahren.
Schließlich übermitteln wir im Einzelfall personenbezogene Daten an unsere Berater in rechtlichen oder steuerlichen Angelegenheiten, wobei diese Empfänger aufgrund ihrer berufsrechtlichen Stellung zur besonderen Vertraulichkeit und Geheimhaltung verpflichtet sind.
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten zunächst für die Dauer des jeweiligen Nutzungszwecks (vgl. oben zu den einzelnen Verarbeitungszwecken). Das schließt ggf. auch die Zeiträume der Anbahnung eines Vertrages (vorvertragliches Rechtsverhältnis) und der Abwicklung eines Vertrages mit ein. Auf dieser Grundlage werden personenbezogene Daten im Rahmen der Erfüllung unserer vertraglichen und/oder gesetzlichen Pflichten regelmäßig gelöscht, es sei denn, ihre befristete Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:
– Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, die sich z. B. aus dem Handelsgesetzbuch (§§ 238, 257 Abs. 4 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 Abs. 3, 4 AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zu zehn Jahre.
– Erhaltung von Beweismitteln unter Berücksichtigung der Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 194 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.
Als von der Verarbeitung betroffene Person stehen Ihnen unter den gesetzlichen Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu:
8.1 Auskunftsrecht
Sie sind jederzeit berechtigt, im Rahmen von Art. 15 DSGVO von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten; ist dies der Fall, sind Sie im Rahmen von Art. 15 DSGVO ferner berechtigt, Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie bestimmte weitere Informationen (insb. Verarbeitungszwecke, Kategorien personenbezogener Daten, Kategorien von Empfängern, geplante Speicherdauer, die Herkunft der Daten, den Einsatz einer automatisierten Entscheidungsfindung und im Fall des Drittlandtransfers die geeigneten Garantien) und eine Kopie Ihrer Daten zu erhalten. Es gelten die Einschränkungen des § 34 BDSG.
8.2 Recht auf Berichtigung
Sie sind gemäß Art. 16 DSGVO berechtigt, von uns zu verlangen, dass wir über Sie gespeicherte personenbezogene Daten berichtigen, wenn diese unzutreffend oder fehlerhaft sind.
8.3 Recht auf Löschung
Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 17 DSGVO von uns zu verlangen, dass wir Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich löschen. Das Recht auf Löschung besteht u. a. nicht, wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich ist z. B. zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (bspw. gesetzliche Aufbewahrungspflichten) oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Darüber hinaus gelten die Einschränkungen des § 35 BDSG.
8.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 18 DSGVO von uns zu verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken.
8.5 Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 20 DSGVO von uns zu verlangen, dass wir Ihnen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übergeben.
8.6 Widerrufsrecht
Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt wurden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind von dem Widerruf der Einwilligung nicht betroffen. Zur Erklärung des Widerrufs reicht eine formlose Mitteilung z. B. per E-Mail an uns.
8.7 Widerspruchsrecht
Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, sodass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beenden müssen. Das Widerspruchsrecht besteht nur in den in Art. 21 DSGVO vorgesehenen Grenzen. Zudem können unsere Interessen einer Beendigung der Verarbeitung entgegenstehen, sodass wir trotz Ihres Widerspruchs berechtigt sind, Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten. Einen Widerspruch gegen etwaige Direktmarketingmaßnahmen werden wir unmittelbar und ohne nochmalige Abwägung der bestehenden Interessen berücksichtigen.
Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO
Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) oder Art. 7 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen, wenn dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an:
sphin-X e. V.
Hainstraße 16
04109 Leipzig
E-Mail: kontakt@sphin-x.de
8.8 Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Unter den Voraussetzungen von Art. 77 DSGVO steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Insbesondere können Sie sich mit einer Beschwerde an die für uns zuständige Aufsichtsbehörde (Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte; https://www.datenschutz.sachsen.de/kontakt.html) oder eine sonstige zuständige Aufsichtsbehörde wenden. Eine Liste der Datenschutzaufsichtsbehörden sowie deren Kontaktdaten können folgendem Link entnommen werden:
https://www.bfdi.bund.de/DE/Service/Anschriften/Laender/Laender-node.html
8.9 Sonstige Anliegen
Für weitergehende Datenschutzfragen und -anliegen steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter unter den oben angegebenen Kontaktdaten zur Verfügung.
Grundsätzlich sind Sie nicht verpflichtet, uns Ihre personenbezogenen Daten mitzuteilen. Wenn Sie dies jedoch nicht tun, werden wir Ihnen unsere Webseite nicht uneingeschränkt zur Verfügung stellen können oder Ihre Anfragen an uns nicht beantworten können. Personenbezogene Daten, die wir nicht zwingend für die oben genannten Verarbeitungszwecke benötigen, sind entsprechend als freiwillige Angaben gekennzeichnet.
Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling (eine automatische Analyse Ihrer persönlichen Umstände) ein.